Pernahkah anda mendengar istilah SAP? SAP kepanjangan dari System Application and Processing. Aplikasi ini seringkali digunakan oleh perusahaan-perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan dan bisa melakukan integrasi terhadap bisnis yang sedang anda kerjakan. Penggunaan SAP pertama kali digunakan oleh perusahaan industri dan telah berkembang di Indonesia sejak tahun 90 an. Salah satunya adalah SAP Gold Partner yang berbentuk aplikasi dan mengintegrasikan segala data yang ada di perusahaan.
SAP adalah software yang berbasis Enterprise Resources Planning (ERP) yang dapat mendukung beberapa tugas dengan kompleksitas tinggi. SAP dikembangkan pertama kali pada tahun 1972 yang didirikan oleh karyawan IBM Jerman. Hingga saat ini penggunaan perangkat lunak sudah digunakan lebih dari 12.000.000 pengguna di dunia dengan 120 negara dengan berbeda lembaga pemerintahan. Software tidak hanya digunakan oleh perusahaan besar tetapi juga perusahaan berkembang atau baru merintis.
Baca juga: Kepanjangan dari SAP hingga pentingnya menggunakan SAP Business One
Manfaat-Manfaat SAP untuk Perusahaan
Pentingnya SAP selain untuk memudahkan persoalan perusahaan, juga terdapat manfaat kenapa perusahaan harus menerapkan SAP yang bisa digunakan sebagai sistem manajemen untuk perusahaan tersebut. Manfaat SAP adalah kinerja perusahaan menjadi lebih cepat dan mudah untuk diketahui. Sistem SAP juga digunakan untuk melihat apakah sejauh ini perusahaan dan karyawan sudah menerapkan SOP dengan baik atau masih belum mencapai apa yang diharapkan.
Terpenting adalah dapat mengurangi kesalahan yang disebabkan oleh human error dan bisa meningkatkan kualitas bisnis dari perusahaan tersebut. Lebih peka dalam respon perubahan pasar yang ada karena SAP dapat meningkatkan perusahaan dalam monitoring dan controlling di divisi masing-masing dalam perusahaan.
Modul-Modul dalam SAP Business One
Modul SAP sangat beragam dan integrasi satu sama lain. Setiap modul mempunyai manfaat dan tugas yang berbeda sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Berikut ini modul-modul yang terdapat dalam SAP Business One adalah sebagai berikut:
- SD-Sales & Distribution
Modul yang utama adalah SD-Sales & Distribution berfungsi untuk meningkatkan kegiatan perusahaan seperti pengelolaan penjualan, pembelian, dan sebagainya. - MM-Materials Management
Modul jenis ini bisa digunakan untuk membantu perusahaan dalam procurement dan pengelolaan dalam inventory. - HR-Human Resources Management
Modul yang satu ini bisa digunakan untuk mengintegrasikan proses-proses yang berkaitan dengan human resources seperti aplikasi pendaftaran, waktu, keuangan bahkan gaji pegawai. - AM-Aset Management
Perusahaan dapat menggunakan modul AM-Aset management dalam mengelola asset seperti investment controlling. - Financial Accounting
Modul yang digunakan untuk menyiapkan persoalan keuangan dengan sangat cepat adalah modul khusus financial accounting. Pekerjaan keuangan yang bisa dilakukan adalah account payable atau general ledger.
Baca juga: SAP Indonesia – Jenis Modul dan Tujuan Implementasi SAP Business One
Keuntungan menggunakan SAP Business One
SAP kepanjangan dari System Application and Processing memiliki beberapa keuntungan yang penting untuk perusahaan tersebut.
- Bisa diakses langsung
Keuntungan yang paling menonjol di SAP adalah real time processing. Ini dimaksudkan bahwa terdapat proses akses secara langsung dimana saja setelah ada data yang sudah diupdate. SAP memiliki integrasi modul yang satu dengan yang lain sehingga ketika modul lain mendapat informasi baru maka akan langsung diperbaharui secara otomatis. Misalnya salah satu akuntan di perusahaan mulai menginput data di modul yang ada di software tersebut maka otomatis cabang-cabang perusahaan akan langsung bisa mendapat perubahan tersebut. Tetapi hal ini bisa dilakukan jika perusahaan tersebut menggunakan SAP dengan sumber data yang sama. - Mendapat transparansi data
Data yang ada di perusahaan tersebut dapat dilihat oleh pengguna SAP yang lain. Sehingga terdapat transparansi data dan akan mudah dicek jika ada pengguna yang melakukan manipulasi data. Hampir semua data yang diupdate, bisa langsung diketahui oleh pengguna lainnya. - Mendukung segala bentuk transaksi
Keuntungan lainnya dari SAP adalah dapat mendukung segala bentuk transaksi melalui internet. Itu disebabkan dukungan dari modul supply chain managemen yang sudah terintegrasi dengan SAP.
Baca juga: Keunggulan Menggunakan SAP Business One dan Harganya
Kekurangan menggunakan SAP Business One
Selain keuntungan, terdapat beberapa kekurangan dari SAP Business One:
- Harga yang mahal
Meskipun software SAP juga terdapat yang gratis tetapi memiliki modul yang terbatas sehingga akan membatasi kinerja perusahaan tersebut. Harga untuk investasi dan perawatannya juga memang relatif mahal. Selain itu harga perangkat lunak juga mahal. - Memiliki risiko tinggi
SAP kepanjangan dari System Application and Processing memiliki risiko yang tinggi karena cenderung dalam kompleksitas dan pelaksanaan untuk implementasi aplikasi.