Apa itu purchase order? Pertanyaan ini mungkin sering muncul dalam akuntansi. Dalam menjalankan bisnis, istilah Purchase Order (PO) dan Invoice akan sering didengar. Namun, faktanya adalah masih banyak orang yang tidak mengerti perbedaan dari dokumen-dokumen tersebut. Meskipun isinya tidak jauh berbeda, Purchase Order dan Invoice memiliki perbedaan yang harus diketahui karena keduanya memiliki peran penting ketika transaksi membeli dan menjual.
Apa itu Purchase Order?
Purchase Order adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli yang berisi ringkasan barang atau jasa yang mereka beli dari penjual atau pemasok. Dokumen ini juga bertindak sebagai kontrak yang membentuk perjanjian tentang barang atau jasa yang ingin dibeli oleh pembeli.
Baca juga: Memulai Bisnis dengan Device dan Aplikasi Kasir yang Tepat
Apa Perbedaan Purchase Order dan Invoice?
Perbedaan antara PO dan Invoice adalah pihak yang membuatnya. PO dibuat oleh pembeli ke penjual atau pemasok. Sementara Invoice dibuat oleh penjual setelah PO disepakati dan kemudian dikirim ke pembeli sehingga mereka dapat segera membayar untuk pembelian mereka. Kedua dokumen ini penting dan diperlukan untuk bisnis apa pun.
Meskipun istilah PO dan Invoice sering terdengar, tetapi ternyata masih banyak orang yang salah tentang keduanya. Ini tentu saja harus dihindari sehingga proses transaksi terus berjalan dengan lancar.
Apa Persamaan Purchase Order dan Invoice?
Selain perbedaan dalam PO dan Invoice, keduanya juga memiliki kesamaan, yaitu sebagai bukti pesanan dan pembelian barang antara kedua pihak (pembeli dan penjual) dengan dokumen yang terikat secara hukum karena mengandung perjanjian untuk membeli dan memesan barang, dan Informasi tentang yang ada di PO dan Invoice memiliki kesamaan yang mencantumkan rincian pesanan, nama perusahaan, nomor telepon, dan harga yang disepakati.
Apa Manfaat Purchase Order?
Sebagai binder hukum, tentu saja, PO memiliki beberapa keunggulan yang akan memfasilitasi kegiatan operasional untuk bisnis Anda. Manfaat Purchase Order berikut meliputi:
1. Mengamankan Stock Barang
Jika Anda melakukan kegiatan membeli dan menjual dengan metode konvensional, dengan pergi langsung ke penjual kemudian membeli barang yang Anda butuhkan, ada kemungkinan Anda kehabisan stok yang Anda butuhkan. Dengan PO ini, penjual akan memastikan item yang Anda inginkan tersedia, lalu simpan sebelum dikirim pada waktu yang ditentukan. Secara umum, PO akan sangat membantu Anda yang ingin memesan barang-barang yang terlaris di pasaran.
2. Bukti Laporan Pengeluaran
Ini karena dalam PO ada data yang diperlukan untuk membuat laporan bulanan dan menganalisis apakah pembelian Anda di pemasok tertentu dapat dikatakan efektif. Selain sebagai catatan pengeluaran, ini juga dapat menjadi cara untuk membuktikan kepada bank, auditor, atau lembaga pajak yang perusahaan Anda melakukan transaksi bisnis dengan benar.
3. Menghindari Tindak Penipuan
Sebagai dokumen yang mengikat secara hukum antara pembeli dan penjual. Memang, ketika Anda menggunakan PO, Anda sudah memiliki data pada item yang Anda butuhkan untuk proses pembelian menjadi lebih transparan dan divalidasi. Dengan sistem PO, barang-barang pengiriman akan dikontrol dengan baik untuk menghindari kesalahan yang akan terjadi di masa depan dan membahayakan perusahaan.
Baca juga: Jenis-jenis Piutang dan Pengertiannya
Purchase Order dan Invoice adalah bagian penting dari kegiatan bisnis Anda. Jika Anda masih kesulitan membuat Invoice dengan benar, saatnya bagi Anda untuk menggunakan perangkat lunak iReap Invoice yang akan memberikan kemudahan pada bisnis Anda dalam membuat Invoice.
