Beberapa bulan terakhir ini saya menemui beberapa calon pelanggan untuk mengganti system komputerisasi mereka dan saya melihat ada salah satu kesamaan yang cukup mengganggu sehingga saya merasa sangat perlu menulis untuk sharing.
Setiap kali bertemu prospek terutama yang membagikan pengalaman bahwa betapa penggantian system komputersasi mereka sebelumnya terbilang gagal. Saya selalu bertanya apa kira-kira penyebabnya menurut pandangan mereka? Umumnya mereka menyalahkan system yang tidak flexible atau consultant yang tidak mumpuni / cukup berpengalaman.
Ada satu kemiripan saya temui hampir disetiap proyek yang boleh terbilang “gagal” atau “banyak tantangan” yaitu pada saat saya mengajukan pertanyaan “Siapa manajer proyek dari implementasi system tersebut?” dan jawabannya hampir selalu sama yaitu “Manajer IT atau Manajer EDP”.
Apa yang salah dengan Manajer IT menjadi Manajer Proyek dari suatu proyek pergantian system?, secara simple kelihatannya hal ini keputusan yang tepat dan logis. Namun hal ini ternyata adalah salah satu penyebab kegagalan yang utama dalam implementasi system baru.
Dalam tulisan saya sebelumnya yang pernah dimuat di majalah Retail Indonesia Edisi Desember 2014 yang berjudul Tantangan dalam Implementasi Sistem ERP, ada 3 Faktor penting dalam implementasi system IT yang saya uraikan sebagai 3P, Produk yang ingin digunakan, Process yang harus diterapkan dalam system yang baru atau bisnis proses yang harus diubah karena menggunakan system baru dan terakhir People sebagai pengguna yang sangat penting untuk dapat menggunakan dengan baik.
Apabila kita memperhatikan kompleksitas yang timbul akibat dari pergantian system IT baru terutama system ERP yang meliputi semua departemen dalam sebuah organisasi, maka dibutuhkan seseorang bukan saja dengan pengetahuan mengenai IT/computer melainkan juga dengan Otoritas yang cukup agar dapat mengorganisasikan atau memutuskan dalam pelaksanaan proyek.
Berikut beberapa hal yang timbul dikarenakan suatu proyek IT dipimpin oleh Manajer IT.
- Pengguna dari department lain akan melihat bahwa proyek penggantian system ini adalah proyek department IT. Padahal penggantian system akan berimplikasi pada seluruh organisasi. Dengan pemikiran ini adalah proyek IT, maka keterlibatan department lainnya akan menjadi minim jika tidak ingin dibilang diabaikan oleh departemen lainnya.
- Pada saat proyek berjalan banyak hal akan berubah seperti Bisnis Proses perlu disesuaikan atau disederhanakan, tentu jelas akan menjadi sulit untuk kepala proyek yang adalah manajer IT untuk memutuskan. Hal ini bisa dari ketidakmengertiannya tentang proses tersebut atau bisa juga karena tidak memiliki otoritas untuk memutuskan. Tentu hal ini akan menjadi penuh dengan tantangan apabila terjadi hal dimana keputusan yang harus diambil harus mengorbankan salah satu departemen.
- Interaksi dengan user atau departemen lain juga akan sulit terwujud, khususnya sepanjang proyek, misalnya ada jadwal untuk training pengguna logistic untuk penggunaan system baru. Tetapi saat yang bersamaan pihak Manajer Logistik tidak memberikan teamnya waktu untuk dapat mengikuti training dengan berbagai alasan misalnya sedang sibuk untuk persiapan promosi.
Untuk menjadikan suatu proyek implementasi system baru berhasil mutlak harus dilihat sebagai “proyek perusahaan” atau “proyek semua orang” bukan “proyek IT”. Untuk itu cara terbaik adalah menunjuk seseorang yang cukup mempunyai posisi dan otoritas yang cukup agar proyek dapat berjalan dengan lancar contohnya adalah GM / General Manager sebagai kepala proyek.
semoga bermanfaat.