Dengan memahami keuntungan-keuntungan yang di dapat dengan menggunakan sistem ERP, menjadikan sistem ini merupakan suatu kebutuhan yang tidak bisa dihindari oleh suatu perusahaan. Namun sering kita mendengar implementasi sistem ERP di sebuah perusahaan berjalan penuh tantangan dan tidak lancar.
Karena itu dalam implementasi sistem ERP diperlukan perencanaan yang matang, kami mencoba membagikan beberapa tips langkah-langkah yang diperlukan secara umum dalam proyek sistem ERP. Tiap langkah membutuhkan pemikiran dan perencanaan yang matang karenanya detail tiap langkah akan kami paparkan pada bagian terpisah.
Langkah-langkah yang diperlukan dalam proyek ERP implementasi adalah:
1. Pemilihan ERP sistem (Software Selection)
sebelum kita memulai proyek ini menjadi sangat penting untuk memutuskan sistem ERP apa yang akan dipergunakan? beberapa pertimbangan dalam phase ini adalah: (a) Apakah kita akan membuat (custom made) atau membeli sistem ERP yang sudah tersedia dipasar?. (b) Apabila akan membeli sistem ERP yang sudah tersedia, apakah kita akan membeli sistem yang disediakan oleh vendor lokal atau vendor internasional?.
Pertanyaan di atas kelihatan mudah, namun mencari jawabannya mempunyai tantangan tersendiri. Kami sering melihat kegagalan penggunaan sistem ERP terjadi di langkah ini. Hal ini dikarenakan Perusahaan atau Calon Pengguna tidak mengerti dengan pasti apa yang mereka ingini dari sistem ERP. Di lain sisi kami sering melihat keinginan yang kurang pas dari perusahaan atau pengguna, seakan-akan dengan menggunakan sistem ERP yang baru maka segala persoalan / tantangan yang terjadi selama ini dapat diselesaikan oleh sistem ERP. Karenanya sebelum kita dapat menentukan sistem ERP mana yang akan kita gunakan hal pertama yang harus kita pikirkan adalah? apa target perusahaan dan pengguna (user) dari penggantian sistem ini. Dengan memikirkan dengan seksama kebutuhan perusahaan dan pengguna maka akan lebih mudah dalam pengambilan keputusan dalam memilih sistem ERP. pada phase ini kita melihat bagaimana pentingnya menentukan Ekspektasi dari Perusahaan dan Pengguna setelah penggunaan sistem baru.
Kekeliruan yang sering terjadi juga, manajemen perusahaan melihat bahwa proyek ERP ini lebih kepada team MIS/EDP/IT sehingga, proses pemilihan vendor ini diserahkan kepada team tersebut dengan pertimbangan teknis. Hal ini berakibat kepada pemilihan ERP sistem berujung kepada keuntungan-keuntungan teknis seperti penggunaan teknologi yang lebih baru, ketimbang keuntungan fungsional secara sistem untuk perbaikan proses bisnis.
Tips dalam Software Selection Process :
(a) Buat daftar / check list dari tantangan operasional yang saat ini dihadapi perusahaan, dari tingkat manajemen dan check list dari tiap-tiap bagian atau divisi.
(b) Buat daftar / check list dari kebutuhan perusahaan akan penggantian sistem. Bisa saja perusahan saat ini tidak mengalami kendala operasional, namun sesuai visi perusahaan akan berkembang pada tahun-tahun mendatang, dan sistem yang ada saat ini tidak dapat lagi mendukung perkembangan tersebut.
(c) Beri Bobot kedua check list diatas agar kita dapat mengetahui kepentingan dari tiap kendala operasional yang terjadi dan kebutuhan, sehingga memudahkan untuk menetukan prioritas.
(d) Proses seleksi vendor apakah untuk pembuatan (custom made) atau membeli produk ERP yang sudah jadi menjadi lebih mudah dengan check list di atas, dimana kita dapat membandingkan suatu produk ERP dengan yang lainnya bukan karena banyaknya fungsi yang tersedia pada suatu sistem ERP, melainkan kepada apakah cocok dengan kebutuhan kita.
(e) Proses seleksi merupakan suatu aktifitas yang harus melibatkan seluruh lini manajemen dan setiap bagian/departemen/divisi. Hal ini dikarenakan pengguna dari sistem ERP nantinya adalah setiap divisi yang ada, bukan divisi MIS/EDP/IT
Harus dihindari :
(a) Kesalahan paling umum pada phase ini adalah, Manajemen dan calon Pengguna tidak membuat check list dari kebutuhan mereka. Hal yang umum dilakukan adalah departemen MIS/EDP/IT langsung mempertemukan manajemen dan pengguna dengan ERP software vendor untuk melihat presentasi produk. Akhirnya setelah melihat beberapa aplikasi, keputusan yang di ambil tidak terdokumentasi namun hanya berdasarkan intuisi semata. Selain hasil keputusan yang kurang terukur, ekspektasi dari manajemen dan pengguna dari penggunaan sistem ERP baru juga sulit dapat diketahui yang pada akhirnya sulit untuk diukur apakah implementasi dapat dikatakan berhasil atau tidak.
(b) Persepsi umum Manajemen yang menganggap implementasi ERP adalah masalah IT, sehingga proses seleksi diserahkan kepada team MIS/EDP/IT.
bersambung ke Langkah-langkah dalam Implementasi Sistem ERP (Bag 2) – Pemilihan Implementor/Consultant ERP