Setelah melewati berbagai pertimbangan, Anda mungkin sudah punya gambaran tentang ERP seperti apa yang dibutuhkan. Tapi sekarang muncul satu pertanyaan teknis yang sangat fundamental, sebuah pertigaan jalan yang akan menentukan arah proyek Anda:
“Software ERP ini mau ditaruh di mana?”
Ini bukan pertanyaan sepele. Pilihan ini akan berdampak besar pada biaya, kebutuhan tim, keamanan, dan kelincahan bisnis Anda di masa depan. Ada dua “mazhab” utama dalam dunia ERP: On-Premise dan Cloud.
Agar tidak pusing dengan istilah teknis, mari kita pakai analogi favorit saya: membangun rumah vs. menyewa apartemen.
- ERP On-Premise itu seperti membangun rumah sendiri. Anda beli tanah (server), Anda yang desain dan bangun (install software), Anda sewa satpam (tim IT), Anda bayar listrik dan air (maintenance). Anda punya kontrol 100% atas rumah itu, mau dicat warna apapun bebas. Tapi, modal awalnya super besar dan perawatannya repot.
- ERP Cloud itu seperti menyewa apartemen full-furnished di lokasi premium. Anda tinggal bayar uang sewa bulanan (langganan). Gedung, keamanan 24 jam, listrik, air, dan kebersihan sudah diurus oleh pengelola (vendor). Anda tinggal bawa koper (data) dan langsung tinggal. Praktis, tapi Anda harus ikut aturan gedung dan tidak bisa renovasi sembarangan.
Artikel ini akan membedah tuntas kedua model ini dari kacamata seorang pebisnis. Kita tidak akan bicara bahasa “dewa”, tapi bicara soal uang, orang, dan risiko.
Bedah Tuntas ERP On-Premise (Model Tradisional “Bangun Rumah”)
Ini adalah model klasik yang sudah ada sejak puluhan tahun lalu. Intinya, Anda membeli lisensi software ERP dan meng-install-nya di server fisik yang berlokasi di kantor atau data center milik Anda sendiri.
Kelebihan (Sisi Baiknya):
- Kontrol Penuh atas Data dan Keamanan: Karena servernya ada di bawah hidung Anda, Anda punya kendali penuh siapa yang boleh menyentuhnya. Ini seringkali menjadi syarat mutlak bagi industri dengan regulasi data sangat ketat seperti perbankan, asuransi, atau pertahanan.
- Kustomisasi Lebih Dalam: Tim IT internal Anda punya akses lebih leluasa untuk “mengoprek” sistem di level server, memungkinkan kustomisasi yang lebih mendalam (walaupun seperti yang kita bahas di artikel tentang penyebab kegagalan implementasi, kustomisasi berlebih adalah pisau bermata dua).
- Tidak Bergantung Internet untuk Operasional Internal: Selama jaringan lokal (LAN) di kantor Anda berfungsi, karyawan tetap bisa bekerja meskipun koneksi internet utama putus.
- Potensi Biaya Jangka Panjang Lebih Murah (?): Ini argumen yang sering dipakai. Setelah membayar investasi awal yang sangat besar, biaya tahunan Anda “hanya” biaya perawatan (sekitar 18-22% dari harga lisensi), yang dalam skenario 10+ tahun bisa jadi lebih murah daripada total biaya langganan Cloud.
Kekurangan (Sisi Pusingnya):
- Investasi Awal SUPER BESAR: Ini adalah penghalang terbesar. Seperti yang sudah kita bedah di artikel rincian biaya ERP, Anda harus membeli server, lisensi database, perangkat jaringan, menyiapkan ruang server, dan membayar lisensi software di muka. Totalnya bisa ratusan hingga miliaran rupiah.
- Wajib Punya Tim IT yang Mumpuni: Anda butuh “mandor” dan “kuli” internal yang bertugas merawat server, mengelola database, melakukan backup rutin, dan menjaga keamanan dari serangan siber. Ini adalah biaya gaji yang berjalan terus-menerus.
- Akses Jarak Jauh yang Rumit dan Berisiko: Ingin mengakses data dari luar kantor? Tim IT Anda harus menyiapkan infrastruktur VPN (Virtual Private Network) yang aman dan andal, yang menambah kompleksitas dan biaya.
- Proses Implementasi Lebih Lama: Butuh waktu untuk proses pengadaan, pengiriman, dan penyiapan server sebelum software-nya bisa di-install.
Bedah Tuntas ERP Cloud (Model Modern “Sewa Apartemen”)
Model ini juga dikenal sebagai SaaS (Software as a Service). Vendor ERP yang akan menjadi “tuan rumah”. Mereka yang menyediakan, mengelola, dan merawat seluruh infrastruktur di data center mereka. Anda cukup mengaksesnya lewat internet.
Kelebihan (Sisi Baiknya):
- Biaya Awal Jauh Lebih Rendah: Ini adalah keunggulan utamanya. Tidak perlu beli server mahal. Anda cukup bayar biaya langganan per pengguna per bulan/tahun. Sangat ramah untuk cash flow UKM.
- Implementasi Jauh Lebih Cepat: Vendor sudah siapkan “apartemen”-nya. Anda dan partner implementasi bisa langsung fokus pada konfigurasi dan pelatihan, memangkas waktu proyek secara signifikan.
- Akses Kapan Saja, di Mana Saja: Ini adalah game-changer untuk bisnis modern. Selama ada koneksi internet, direktur bisa menyetujui PO dari bandara, tim sales bisa cek stok dari laptop di kafe.
- Bebas Pusing Soal Perawatan dan Keamanan: Urusan backup data harian, update keamanan sistem operasi, dan memastikan server tetap menyala 99.9% adalah tanggung jawab vendor. Tim Anda bisa fokus ke bisnis inti.
- Skalabilitas Sangat Mudah: Bulan depan merekrut 5 karyawan baru yang butuh akses ERP? Cukup telepon vendor untuk menambah jumlah lisensi langganan. Prosesnya cepat dan mudah.
Kekurangan (Sisi Pertimbangannya):
- Ketergantungan pada Koneksi Internet: No internet, no business. Jika koneksi internet di kantor Anda tidak stabil, operasional bisa terganggu.
- Kontrol Data Tidak Langsung: Data Anda disimpan di server milik vendor. Meskipun vendor-vendor besar punya standar keamanan yang sangat tinggi (seringkali lebih baik dari keamanan server perusahaan sendiri), beberapa perusahaan tetap merasa kurang nyaman dengan model ini.
- Biaya Jangka Panjang Bisa Jadi Lebih Tinggi: Jika dijumlahkan selama 10 tahun, total biaya langganan bisa melampaui total biaya skema On-Premise. Ini adalah pertukaran antara biaya modal (CapEx) vs. biaya operasional (OpEx).
- Kustomisasi Lebih Terbatas: Anda tidak bisa mengubah seenaknya “struktur bangunan apartemen”. Kustomisasi hanya bisa dilakukan sebatas yang diizinkan oleh platform vendor.
Tabel Perbandingan Head-to-Head
| Kriteria | ERP On-Premise | ERP Cloud |
|---|---|---|
| Biaya Awal | Sangat Tinggi (Server + Lisensi) | Rendah (Hanya biaya langganan & implementasi) |
| Biaya Berjalan | Sedang (Gaji Tim IT + Listrik + Maintenance) | Dapat Diprediksi (Biaya langganan tetap) |
| Kontrol & Kustomisasi | Kontrol Penuh, Kustomisasi Mendalam | Terbatas, Sesuai platform vendor |
| Kebutuhan Tim IT | Wajib Punya Tim IT Internal | Minimal, bisa fokus ke aplikasi |
| Aksesibilitas | Terbatas (Butuh VPN), Rumit | Tinggi (Akses dari mana saja via internet) |
| Kecepatan Implementasi | Lambat (Menunggu infrastruktur siap) | Cepat (Infrastruktur sudah siap) |
Jadi, Mana yang Terbaik untuk Bisnis ANDA?
Tidak ada jawaban tunggal. Pilihan tergantung pada kondisi, skala, dan strategi bisnis Anda.
Pilih ERP On-Premise jika:
- Anda adalah perusahaan besar dengan regulasi data yang sangat ketat (contoh: bank, rumah sakit).
- Anda sudah memiliki tim IT dan data center yang mumpuni.
- Anda membutuhkan kustomisasi yang sangat spesifik dan tidak bisa diakomodasi oleh platform Cloud.
- Anda memiliki modal awal yang sangat besar dan lebih memilih skema CapEx.
Pilih ERP Cloud jika:
- Anda adalah UKM, perusahaan rintisan, atau bisnis yang sedang tumbuh dengan modal awal terbatas.
- Anda ingin implementasi yang cepat dan tidak mau direpotkan urusan teknis server.
- Tim Anda bersifat mobile dan butuh akses data yang fleksibel dari berbagai lokasi.
- Anda memprioritaskan kelincahan (agility) dan skalabilitas untuk mengikuti pertumbuhan bisnis.
Jujur saja, di era sekarang ini, untuk 9 dari 10 bisnis, terutama di segmen UKM, argumen untuk memilih ERP Cloud hampir selalu lebih kuat dan lebih masuk akal.
Pilihan ini adalah salah satu keputusan kunci dalam perjalanan Anda. Untuk melihat semua langkahnya secara utuh, pastikan Anda membaca kembali Panduan Lengkap Memilih Software ERP kami.
Masih Bimbang Antara Cloud dan On-Premise?
Setiap model punya kelebihan. Pilihan yang tepat bergantung pada strategi, anggaran, dan industri Anda. Jangan membuat keputusan sebesar ini sendirian berdasarkan asumsi.
Tim ahli di PT. Sterling Tulus Cemerlang bisa membantu Anda menganalisis pro dan kontra kedua model ini secara spesifik untuk solusi SAP Business One.
Baik Anda lebih condong ke fleksibilitas Cloud maupun tingkat kontrol On-Premise, mereka memiliki pengalaman dan solusi untuk kedua skenario tersebut, memastikan Anda memilih “rumah” yang paling tepat untuk bisnis Anda.
Konsultasikan Pilihan Deployment Anda dengan Sterling Team.