Phone

+62-877-8655-5055

+62 (21) 580-6055


Email


sales-enquiry@sterling-team.com

Skip to content

GO Live Strategy – Parallel Run vs Cut Off

SHARE ON

Mei 31, 2014. Malam ini merupakan hari terakhir dari rangkaian  implementasi SAP di salah satu client, mulai besok system baru SAP akan dipergunakan. Seperti biasa team konsultan dan client standby sejak siang hari sampai subuh keesokan hari untuk melakukan proses pemindahan data saldo. Kebetulan client ini bergerak dibidang retail karenanya persiapan perpindahan data terutama saldo dari system lama ke SAP baru bisa dilakukan mulai pukul 10 malam, setelah toko tutup dan proses perpindahan data baru dapat mulai dilaksanakan.

Aktifitas ini selalu kami lakukan disetiap project, bergadang sampai keesokan hari kadang sampai 2-3 hari. Mengapa kita harus melakukan perpindahan  data disaat-saat terakhir?, dan mungkinkah kita bisa melakukannya tanpa harus lembur? Rasanya aktifitas ini menjadi semakin menantang setelah melakukannya selama hampir 25 tahun.

Pada umumnya pada saat pergantian system kita mengenal 2 (dua) strategi perpindahan data dari system lama ke system baru.

1. Parallel Run

Yang dimaksud dengan Parallel Run, adalah pada saat pergantian system baru misalnya mulai 1 Jan. Maka pada saat system baru mulai digunakan 1 Jan, system yang lama juga tetap digunakan bersamaan untuk waktu yang telah disepakati, misalnya 3 bulan. Apabila setelah 3 bulan, laporan yang dihasilkan kedua system sudah sama, maka system yang lama akan ditinggalkan/tidak digunakan lagi.

–          Kelebihan dari strategy parallel run apabila ada gangguan pada system baru, maka secara operasional perusahaan tidak akan terganggu karena masih dapat menggunakan system lama.

–          Kelemahan strategy ini adalah pekerjaan user akan sangat banyak (double work) karena mereka harus menginput data 2 kali, ke system baru dan ke system lama. Belum lagi apabila ada perbedaan Antara kedua system maka user perlu waktu lagi untuk memeriksa system mana yang benar, karena system lama belum tentu selalu yang benar. Secara mental user juga akan memprioritaskan entry transaksi disistem lama karena lebih familiar dan cepat, sehingga biasanya system baru akan sedikit ditelantarkan dan menjadikan project seakan-akan tidak pernah berakhir

–          Kelemahan lainnya apabila setelah 3 bulan kedua system belum menghasilkan data yang sama kemungkinan akan diteruskan lagi untuk jangka waktu yang lebih lama, hal ini sangat merepotkan karena harus melakukan input data 2 kali lebih lama.

2. Cut Off

Cut Off merupakan cara lain yang dilakukan pada saat system baru akan berjalan. dengan Cut Off maka mulai tanggal tertentu misalnya 1 Jan, system baru akan mulai digunakan dan system lama langsung ditinggalkan.

–          Kelebihan dari strategy cut off sejak tanggal cut off / system go live maka semua transaksi hanya menggunakan 1 sistem yaitu system baru, sehingga beban pekerjaan user tidak bertambah.

–          Kelemahan strategi ini, apabila ada kendala pada system baru maka akan mempengaruhi operasional perusahaan. Strategi ini juga menuntut saldo akhir dari system lama harus dipindahkan ke system baru pada saat tanggal system baru mulai digunakan / go live. Misalnya saldo inventory baik secara stock dan value per tanggal go live -1 harus dipindahkan ke system baru sebagai saldo awal. Hal ini yang mengakibatkan pada saat cut off semua team project harus menyiapkan strategy, waktu dan tenaga agar dapat memindahkan data dengan benar.

Tidak ada strategi yang terbaik dari kedua opsi yang ada, hal ini lebih kepada pendekatan resiko yang harus diperhitungkan dan usaha yang harus disiapkan sesuai dengan kelebihan dan kekurangan yang ada. Tentunya harus juga mempertimbangkan kondisi operasional perusahaan, kualitas data, dan kondisi user yang ada.

copyright © 2015 Sterling Tulus Cemerlang. all rights reserved.