Tanpa terasa kita sudah berada di minggu ke-2 Desember tahun 2010, bagi sebagian besar kita akhir tahun merupakan saat yang ditunggu-tunggu, it’s holiday season. Merencanakan liburan panjang, atau sekedar beristirahat setelah hampir satu tahun beraktifitas.
Aktifitas kantor pada umumnya juga banyak menurun, lebih banyak diisi oleh rapat-rapat evaluasi dan perencanaan untuk tahun 2011. Kami berharap liburan panjang akhir tahun bisa terjadi juga dalam kehidupan profesi Konsultan ERP.
Bagi konsultan ERP, akhir tahun adalah saat-saat yang paling penting, dan tentunya paling sibuk (jika tidak ingin disebut paling “stress”). Hal ini dikarenakan sebagian besar proyek implementasi ERP yang berawal pada sekitar bulan Juli-September akan berakhir bulan Desember. Artinya proyek-proyek tersebut akan Go-Live tepat pada tanggal 1 Jan tahun yang baru, tentunya kita terselamatkan oleh hari libur pada setiap tanggal 1 Jan. Setidaknya sistem yang baru, baru akan digunakan pada tanggal 2 Jan oleh pengguna/User.
Sering pada saat proyek dimulai kami selalu mengusulkan agar target sistem baru go-live tidak di 1 Jan, melainkan di 1 Desember tahun yang sama atau 1 Febuari tahun yang baru (Tujuannya jelas agar kami dapat berakhir tahun). Namun hampir selalu perusahaan mengingini sistem baru mulai 1 Jan tahun yang baru, alasannya dengan sistem baru dimulai pada 1 Jan maka pada akhir tahun selanjutnya data selama 1 tahun sudah tersedia lengkap di sistem yang baru. Lain hal nya apabila kita go-live di 1 Feb, yang berarti pelaporan untuk tahun itu hanya akan tersedia selama 11 bulan (Feb-Des).
Karena sebagian besar target proyek implementasi pada 1 Jan, berarti Desember adalah masa paling kritis dalam keseluruhan proyek. Desember adalah masa Testing (yang biasanya berawal dari November), User Training, dan yang paling “seru” adalah masa migrasi data yang menjadi bagian terpenting pada Cut-Over Strategy (Kami akan mencoba sharing Strategy ini pada bagian terpisah). Migrasi data (Data Migration) merupakan masa perpindahan data dari sistem lama ke sistem baru, apakah dengan cara manual data entry, atau dengan bantuan sistem Upload. Migrasi data meliputi data-data Master seperti data Pelanggan, data Pemasok, data Produk, dan data Formulasi pada perusahaan manufaktur.
Dengan demikian banyaknya aktifitas, maka seorang konsultan ERP harus berpikir masak-masak dan mengatur jadwal jauh-jauh hari (pada umumnya tidak akan diijinkan oleh Manajer Proyek :)) apabila kami menginginkan liburan panjang akhir tahun. Tentunya pihak client tidak jauh berbeda karena dalam banyak hal aktifitas akhir proyek di bulan Desember harus dilakukan oleh client, seperti persiapan Master Data, dan dibanyak proyek akhir bulan Desember digunakan untuk melakukan penghitungan stok fisik (Stock Opname).
Dengan kerjasama dan kerjakeras, Desember menjadi bulan yang paling exciting. Terima kasih kepada semua yang terlibat dalam Sterling-team, you are the best dan tetap semangat.
Sterling-Team (jangan lupa minum vitamin yang banyak)