Phone

+62-877-8655-5055

+62 (21) 580-6055


Email


sales-enquiry@sterling-team.com

Skip to content

8 Kunci Sukses Implementasi Sistem ERP

SHARE ON

Di seluruh negara, jika sebuah perusahaan ingin dikelola dengan baik maka salah satu aspek yang penting adalah memiliki sebuah system yang dapat membantu operasional dan pengelolaan operasional bisnis dengan baik.

Oleh sebab itu kebutuhan akan sebuah sistem komputerisasi yang terintegrasi dengan baik merupakan hal yang penting.

Komputerisasi tidak lagi dibicarakan hanya sebatas sampai untuk perusahaan kecil saja, namun sekarang sudah menyentuh perusahaan mikro.

Semisal pencatatan penjualan dan posisi stock di toko dengan menggunakan perangkat mobile.

Namun, di tengah semakin banyaknya pilihan teknologi informasi saat ini, implementasi sistem informasi baru pada suatu organisasi atau perusahaan saat ini tidak menjadi lebih mudah dan masih menjadi suatu tantangan.

Entah itu pada perusahaan yang sudah pernah menggunakan sistem ataupun untuk yang baru pertama kali akan menggunakan sistem.

Keduanya memiliki tantangannya masing-masing yang berbeda-beda.

Bagaimana Proses Implementasi ERP System yang Baik ?

Kita sering mendapat informasi mengenai kegagalan perusahaan dalam mengimplementasikan suatu sistem dan para penggunanya merasa kecewa karena sistem yang ada tidak dapat membantu operasional dengan maksimal, alias “gagal”.

Di lain tempat, kita mendengar ada perusahaan yang dapat menggunakan sistem yang ada dengan sukes. Dan anehnya, kedua perusahaan tersebut menggunakan sistem yang sama.

Berdasarkan data-data yang kami coba kumpulkan sejak tahun 1994 – 2015, hasil yang didapat cukup mengejutkan, dimana angka kesuksesan dari implementasi sistem selama 20 tahun hanya berada di kisaran 20% – 35%.

Ini berarti dari setiap 3 sampai 5 proyek implementasi sistem ERP, hanya ada 1 proyek yang berhasil.

5 proyek implementasi sistem ERP, hanya ada 1 proyek yang berhasil

Sangat mengejutkan jika melihat hasil ini.

Lalu kami mencoba untuk membandingkan dengan laporan dari Standish Group yang berjudul “Chaos Report” mengenai implementasi sistem ERP.

Chaos Report ERP Implementation - standish group

Selama ini kami selalu berasumsi dan berpikir positif.

Dengan perkembangan teknologi, semakin sadarnya perusahaan untuk mengimplementasikan Standar Operasional Prosedur (SOP) dan kemajuan edukasi para pengguna (Users), implementasi sistem baru akan menjadi semakin mudah. Dengan demikian akan semakin besar harapan untuk Success.

Akan tetapi, jika dilihat dari laporan tersebut, 50% perusahaan masuk dalam kategori “memiliki tantangan” (challenges) setelah mengimplementasikan sistem baru. Entah itu implementasi SAP Business One, Oracle NetSuite, Microsoft Nav ataupun implementasi sistem ERP yang open source semisal Odoo.

Sementara 20% perusahaan masuk dalam kategori “gagal” (fail).

Menurut laporan “Chaos Report” tersebut, 50% perusahaan “memiliki tantangan” dikarenakan beberapa faktor:

  • Proyek berjalan lebh lama daripada waktu yang direncanakan (overtime)
  • Budget yang digunakan lebih banyak dari yang direncanakan (over budget)
  • Fungsi yang didapat tidak seperti yang diharapkan

Pada artikel ini, kami akan fokus pada implementasi sistem ERP yang sudah tersedia di pasaran. Meskipun pada umumnya memiliki tantangan yang sama, akan tetapi mengimplementasikan sistem yang dibuat khusus (custom build) memiliki tantangan yang lebih banyak.

Implementasi sistem informasi yang dibangun khusus (custom build) memjadi lebih komplek, hal ini mengingat memerlukan waktu untuk membangun (development) sistem dan juga uji coba (testing) yang lebih banyak dibanding menggunakan sistem yang sudah tersedia dipasaran (off the shelf), belum lagi waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan (bugs) yang timbul dari aplikasi yang baru dibuat.

Implementasi sistem informasi umumnya juga dibantu oleh pihak luar perusahaan dalam hal ini konsultan yang merupakan ahli dari aplikasi yang diwakilinya, akan tetapi juga banyak perusahaan yang melakukan implementasi ERP menggunakan tenaga internal perusahaan, jika dirasa sudah memiliki keahlian dalam hal-hal teknis.

Sebenarnya proses implementasi sistem ERP terbagi dalam beberapa tahapan penting yang bertujuan agar tim eksternal / konsultan yang membantu dan tim internal perusahaan dapat mengerti dan memahami dari sejak awal proyek, apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab dari masing-masing tim di dalam proyek tersebut. Tahapan-tahapan dalam implementasi tersebut adalah:

  1. Persiapan Proyek (Project Preparation).
  2. Cetak Biru Bisnis Proses (Business Process Blueprint)
  3. Realisasi (Realization).
  4. Persiapan Menjelang Penggunaan Sistem Baru (Go Live Preparation).
  5. Mulai Penggunaan Sistem Baru dan Dukungan (Go Live and Support).

Dengan demikian kita bisa mengindentifikasi resiko yang ada pada proyek sedini mungkin dari awal, dan bukan pada saat proyek hampir atau sudah selesai.

Tanpa bermaksud menyederhanakan proses implementasi sistem ERP, berdasarkan pengalaman kami dalam melakukan implementasi SAP Business One di perusahaan-perusahaan customer, kami melihat ada beberapa point kunci yang menurut kami memiliki pengaruh besar dalam proses implementasi sistem pada perusahaan. 8 point kunci tersebut adalah:

  1. Dukungan dari manajemen eksekutif / Top Management
  2. Jebakan harapan / Ekspektasi
  3. Cetak biru bisnis proses / Business Process Blueprint
  4. Manajemen persiapan data
  5. Training
  6. Testing, testing dan testing
  7. Apakah semua calon pengguna (user) sudah siap?
  8. Cut off strategy – Paralel Run Vs Cut off

Kesemua point kunci ini ada di dalam setiap tahapan implementasi, sesuai dengan aktifitas dan kepentingannya.

Comments are closed.