8 Kunci Implementasi Sistem ERP

Bagaimana Proses Implementasi Sistem Yang Baik

Di seluruh negara, jika sebuah perusahaan ingin dikelola dengan baik maka salah satu aspek yang penting adalah memiliki implementasi sistem ERP pada perusahaan yang dapat membantu operasional dan pengelolaan operasional bisnis dengan baik.

Oleh sebab itu kebutuhan akan sebuah sistem komputerisasi yang terintegrasi dengan baik merupakan hal yang penting.

Komputerisasi tidak lagi dibicarakan hanya sebatas sampai untuk perusahaan kecil saja, namun sekarang sudah menyentuh perusahaan mikro.

Semisal pencatatan penjualan dan posisi stock di toko dengan menggunakan perangkat mobile.

Namun, di tengah semakin banyaknya pilihan teknologi informasi saat ini, penerapan sistem informasi baru pada suatu organisasi atau perusahaan saat ini tidak menjadi lebih mudah dan masih menjadi suatu tantangan.

Entah itu pada perusahaan yang sudah pernah menggunakan sistem ataupun untuk yang baru pertama kali akan menggunakan sistem.

Keduanya memiliki tantangannya masing-masing yang berbeda-beda.

Apa itu ERP?

ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning. Secara umum, hal ini berhubungan dengan kemampuan perusahaan dalam mengatur resource dan perencanaan seputarnya. ERP ini berhubungan dengan semua departemen di perusahaan dan berusaha memastikan semua bekerja untuk tujuan yang sama.

Istilah ERP mungkin sangat asing ditelinga sebagian besar kita, dari pengalaman kami 20 tahun bergelut dengan dunia ERP. Sampai saat ini masih banyak yang bahkan belum pernah mendengar istilah ERP, sebagian pernah mendengar dan mengganggap ERP bagian dari pekerjaan teknis team IT (Information Technology) departemen.

Hal ini dikarenakan istilah ERP digunakan untuk menjelaskan suatu sistem informasi untuk mendukung operasional perusahaan, lebih mudahnya kadang dianggap suatu program komputer/software.

Bagaimana Proses Implementasi Sistem ERP yang Baik ?

Kita sering mendapat informasi mengenai kegagalan perusahaan dalam menerapkan suatu sistem dan para penggunanya merasa kecewa karena sistem yang ada tidak dapat membantu operasional dengan maksimal, alias “gagal”.

Di lain tempat, kita mendengar ada perusahaan yang dapat menggunakan sistem yang ada dengan sukses. Dan anehnya, kedua perusahaan tersebut menggunakan sistem yang sama.

Berdasarkan data-data yang kami coba kumpulkan sejak tahun 1994 – 2015, hasil yang didapat cukup mengejutkan, dimana angka kesuksesan dari implementasi ERP selama 20 tahun hanya berada di kisaran 20% – 35%.

Ini berarti dari setiap 3 sampai 5 proyek implementasi sistem ERP, hanya ada 1 proyek yang berhasil.

5 proyek implementasi sistem ERP, hanya ada 1 proyek yang berhasil

Sangat mengejutkan jika melihat hasil ini.

Lalu kami mencoba untuk membandingkan dengan laporan dari Standish Group yang berjudul “Chaos Report” mengenai implementasi sistem ERP pada perusahaan.

Chaos Report ERP Implementation - standish group

Selama ini kami selalu berasumsi dan berpikir positif.

Dengan perkembangan teknologi, semakin sadarnya perusahaan untuk melaksanakan Standar Operasional Prosedur (SOP) dan kemajuan edukasi para pengguna (Users), maka menggunakan sistem baru akan menjadi semakin mudah. Dengan demikian akan semakin besar harapan untuk sukses.

Akan tetapi, jika dilihat dari laporan tersebut, 50% perusahaan masuk dalam kategori “memiliki tantangan (challenges)” setelah menggunakan sistem baru. Entah itu implementasi SAP Business One, Oracle NetSuite, Microsoft Nav ataupun yang open source semisal Odoo.

Sementara 20% perusahaan masuk dalam kategori “gagal” (fail).

Menurut laporan “Chaos Report” tersebut, 50% perusahaan “memiliki tantangan” dikarenakan beberapa faktor:

  • Proyek berjalan lebih lama daripada waktu yang direncanakan (overtime)
  • Budget yang digunakan lebih banyak dari yang direncanakan (over budget)
  • Fungsi yang didapat tidak seperti yang diharapkan

Pada artikel ini, kami akan fokus pada faktor penentu keberhasilan implementasi sistem ERP yang sudah tersedia di pasaran. Meskipun pada umumnya memiliki tantangan yang sama, akan tetapi menerapkan sistem yang dibuat khusus (custom build) memiliki tantangan yang lebih banyak.

Implementasi sistem ERP pada perusahaan yang dibangun khusus (custom build) menjadi lebih komplek, hal ini mengingat memerlukan waktu untuk membangun (development) sistem dan juga uji coba (testing) yang lebih banyak dibanding menggunakan sistem yang sudah tersedia dipasaran (off the shelf), belum lagi waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan (bugs) yang timbul dari aplikasi yang baru dibuat.

Implementasi sistem ERP umumnya juga dibantu oleh pihak luar perusahaan dalam hal ini konsultan yang merupakan ahli dari aplikasi yang diwakilinya, akan tetapi juga banyak perusahaan yang melakukan implementasi ERP menggunakan tenaga internal perusahaan, jika dirasa sudah memiliki keahlian dalam hal-hal teknis.

Tahapan implementasi sistem ERP

Sebenarnya proses implementasi ERP pada perusahaan terbagi dalam beberapa tahapan penting yang bertujuan agar tim eksternal / konsultan yang membantu dan tim internal perusahaan dapat mengerti dan memahami dari sejak awal proyek, apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab dari masing-masing tim di dalam proyek tersebut.

  1. Persiapan Proyek (Project Preparation)
  2. Cetak Biru Bisnis Proses (Business Process Blueprint)
  3. Realisasi (Realization)
  4. Persiapan Menjelang Penggunaan Sistem Baru (Go Live Preparation)
  5. Mulai Penggunaan Sistem Baru dan Dukungan (Go Live and Support)

Dengan demikian kita bisa mengindentifikasi resiko yang ada pada proyek sedini mungkin dari awal, dan bukan pada saat proyek hampir atau sudah selesai.

8 kunci sukses implementasi sistem ERP pada perusahaan

Tanpa bermaksud menyederhanakan proses implementasi ERP, berdasarkan pengalaman kami dalam melakukan implementasi SAP Business One di perusahaan-perusahaan customer, kami melihat ada beberapa point kunci yang menurut kami memiliki pengaruh besar dalam proses implementasi ERP pada perusahaan.

  1. Dukungan dari manajemen eksekutif / Top Management
  2. Jebakan harapan / Ekspektasi
  3. Cetak biru bisnis proses / Business Process Blueprint
  4. Manajemen persiapan data
  5. Training
  6. Testing, testing dan testing
  7. Apakah semua calon pengguna (user) sudah siap?
  8. Cut off strategy – Paralel Run Vs Cut off

Kesemua point kunci ini ada di dalam setiap tahapan implementasi sistem ERP, sesuai dengan aktifitas dan kepentingannya.

SAP Business One Indonesia